[Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78, NĐ 123 tại từng trường hợp cụ thể

Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

(Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.

Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

*Lưu ý:

• Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với NCC dịch vụ HDDT để được hỗ trợ xử lý.
• Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
• Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

(Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

> Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… 

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

> Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Chú ý:

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.

Đối với trường hợp này thì không cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan ThuếCông văn 40217/CTHN-TTHT ban hành ngày 16/8/2022 Cục thuế Hà Nội đã nêu rõ: Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, có thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (đơn giá hàng hóa, dịch vụ) và lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót; hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm” theo hướng dẫn tại điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế. Nguồn: Công văn 40217/CTHN-TTHT Thư viện pháp luật

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

> Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

• Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Trường hợp Hóa đơn điện tử viết sai giá trị hàng hóaTheo công văn số 25530/CTHN-TTHT ban hành ngày 3/6/2022 Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp này có thể Điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn điện tử mới thay thế, cụ thể: Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện từ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, lập hóa đơn điện tử (không có mã của cơ quan Thuế) đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót (về giá trị hàng hóa, dịch vụ) thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn tại điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP Nguồn: Công văn số 25530/CTHN-TTHT Thư viện pháp luật

Chú ý:Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập viết sai, người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế dựa theo quy định tại Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ 123, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót thì ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Ví dụ A: Khi phát hiện tên hàng hóa có sai sót trên hóa đơn điện tử -> Người bán lập hóa đơn điều chỉnh -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không được lập hóa đơn mới để thay thế. Ví dụ B: Tiền thuế trên hóa đơn điện tử bị viết sai -> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế nhưng không được lập hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh khi đã được cấp mã thì không được phép hủyTổng cục thuế đã trả lời 1 số câu hỏi liên quan tới việc hủy hóa đơn điều chỉnh khi đã được cấp mã như sau: 1. Hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai nhưng chưa gửi cho người mua thì có được hủy không? => Hóa đơn điều chỉnh lần 1 sai đã được cấp mã thì hóa đơn điều chỉnh không được hủy.   2. Hóa đơn điều chỉnh lần 2 ghi điều chỉnh cho hóa đơn gốc hay ghi điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh lần 1? => Hóa đơn điều chỉnh lần 2 gắn vào hóa đơn gốc.   3. 1 hóa đơn sai được phép điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần? => Cơ quan thuế không quy định về việc 1 hóa đơn sai được điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần. Việc điều chỉnh hóa đơn chỉ khi hóa đơn đã lập có sai sót và là việc của doanh nghiệp   4. Đối với hóa đơn giảm giá ( giảm % doanh thu của 1 kỳ ). Cuối kỳ viết 1 hóa đơn riêng thì hóa đơn thể hiện số âm hay dương? Dữ liệu thể hiện trong hóa đơn trên trang hoadondientu là số âm hay số dương? => Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng (nếu có) thì giá tính thuế GTGT là giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng. Theo quy định pháp luật về hóa đơn, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.   5. Đối với hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn bị thay thế, hóa đơn thay thế có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế không? => Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123 thì khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới CQT.   6. Sau khi sử dụng hóa đơn điện tử thì cần nộp những báo cáo gì cho cơ quan thuế quản lý? => Khi doanh nghiệp đã thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì NNT không cần gửi các báo cáo về hóa đơn tới CQT Nguồn: gdt.gov.vn

 

Trường hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78 đã quy định cụ thể như sau:

6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

_{Nguồn: Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78 Thư viện pháp luật}

Theo điều khoản nêu trên, trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy trước đó có sai sót thì phương án xử lý như sau:

• Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
• Người bán hoàn thiện Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo với Cơ quan thuế.
• Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đa lập phải có dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm

Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

(Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.

Lưu ý:

– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2. 

– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị. 

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.

3. Câu hỏi thường gặp trong quá trình phát hiện và xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và NĐ 123:

1. Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?

Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”

2. Cách gửi mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi cần xử lý sai sót Hóa đơn và hủy hóa đơn điện tử?

Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, Quý doanh nghiệp có thể thao tác gửi vô cùng nhanh chóng và dễ dàng ngay trên phần mềm.

Ngoài ra, anh/chị có thể tải Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại đây.

3. Hoá đơn thay thế thì kê khai tại kỳ phát hành hoá đơn thay thế hay là kì hoá đơn gốc?

Đối với các hóa đơn điện tử đã lập mới thay thế cho các hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp kê khai tại kỳ lập hóa đơn.

4. Kết luận:

Công tác chuyển đổi hóa đơn điện tử  đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên cùng với đó là không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi, áp dụng HĐĐT.